7 consejos para asegurarse de que está invirtiendo en un CRM todo en uno y NO en una herramienta de gestión de contactos

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Gestión de relaciones de contacto (CRM), sistema de gestión de contactos (CMS)… ¿cuál es la diferencia? Si bien las líneas entre CRM y CMS pueden parecer borrosas a veces, es mejor para las empresas que buscan una manera de rastrear y almacenar la información y las interacciones de los clientes darse cuenta de que solo uno puede hacer ambas cosas: CRM.

Si bien un CMS es excelente para administrar contactos y mantener un control general de personas importantes, un CRM todo en uno sirve para administrar la progresión completa de la interacción con el cliente. Los CRM conducen a la firma del contrato y siguen la relación mucho después.

De hecho, en un estudio de investigación reciente de SugarCRM, el 60% de los encuestados nos dijeron que usar CRM como un centro de comunicación centralizado para nutrir clientes potenciales y clientes es su principal prioridad en la actualidad. En los próximos cinco años, el 45% dice que la principal prioridad para maximizar el valor de CRM será obtener una visión completa de todas las interacciones con los clientes. Trabajando desde una única fuente de información, donde cada parte interesada tiene una visión clara de toda la actividad de cara al cliente, sus equipos pueden crear el compromiso más relevante para impulsar a los clientes en su recorrido con su marca.

Un CRM sólido es una de las formas de garantizar el éxito empresarial a corto y largo plazo. Sin embargo, no todas las empresas son plenamente conscientes de qué características buscar en este tipo de soluciones en la fase de investigación, y seleccionan una herramienta de gestión de contactos en lugar de un CRM todo en uno. Entonces, ¿a qué debería prestar atención al elegir tales soluciones? ¿Cómo puede asegurarse de que el CRM que seleccione ofrezca a su negocio en crecimiento todas las funciones que le ayudarán a escalar y mejorar la experiencia del cliente ? Tenemos una lista para ayudarle a ahorrar tiempo y simplificar el proceso.

1. Describa las necesidades de su negocio

Comience describiendo las necesidades y expectativas de su negocio. Asegúrese de incluir a las partes interesadas en todos los departamentos. Después de todo, las soluciones CRM se utilizan a nivel organizacional y es esencial recopilar comentarios y aportaciones de todos.

Además de involucrar a las partes interesadas clave de su organización en el proceso, asegúrese de evaluar minuciosamente su pila tecnológica actual e identificar las áreas que podrían mejorarse. Aspectos que debes considerar en el proceso:

Si bien existen muchas soluciones, siempre debe asegurarse de que su elección se integre perfectamente con la mayoría de las herramientas de su pila tecnológica . Un buen CRM facilitará la transición y la adopción, por lo que encontrar un producto que combine las tareas y procesos diarios de sus equipos es la mejor manera de proceder.

Considere también el futuro. Un CRM valioso es un CRM que puede crecer y escalar con su negocio. Cambiar periódicamente de herramienta no es una solución a largo plazo. En cambio, un CRM flexible se mantendrá al día con las crecientes necesidades y demandas de su negocio.

2. Piense en la accesibilidad

En el dinámico panorama empresarial actual, tener los datos de los clientes accesibles sin importar dónde elijan trabajar sus equipos es esencial para operar un negocio exitoso. Hoy en día, los proveedores de CRM confiables ofrecen soluciones CRM basadas en la nube que permiten a sus equipos mantener un ritmo rápido incluso mientras viajan.
Además, con el alojamiento basado en la nube, se realiza una copia de seguridad diaria de sus datos de forma segura, lo que garantiza que sus equipos puedan acceder a la última versión de sus registros, informes, paneles y KPI.

3. Integraciones de CRM: ¿Qué tan flexibles son?

Intente encontrar un CRM que mejore su pila tecnológica y se integre perfectamente con las herramientas que utiliza habitualmente.
También puede seleccionar un proveedor de CRM que ofrezca integraciones listas para usar con múltiples sistemas. Si invierte en productos y servicios de un único proveedor, las integraciones se realizarán más fluidamente y sus operaciones se optimizarán.

Supongamos que invierte en un nuevo CRM, pero su proveedor también ofrece soluciones de ventas , marketing y soporte . La mejor manera de asegurarse de aprovechar todo el potencial del CRM de su elección es seleccionando soluciones complementarias, además de ejecutar integraciones con otros sistemas que pueda utilizar.

  • Integraciones integradas comunes que debes buscar en tu CRM:
  • Calendario de Google y Outlook para calendario;
  • Gmail y Outlook para integraciones de correo electrónico;
  • Slack o Teams para comunicación en equipo;
  • TypeForm para formularios de captura de clientes potenciales;
  • Integraciones de gestión de documentos;
  • etc.

Todas estas integraciones lo ayudarán a garantizar que no encontrará cuellos de botella en sus operaciones diarias y que brindará a sus equipos todas las herramientas que necesitan con solo hacer clic en un botón directamente desde su CRM.

4. Gestión de datos

Las soluciones CRM dependen en gran medida de los datos para generar información valiosa sobre su base de clientes y sus clientes potenciales. Por tanto, la gestión de datos también es fundamental para seleccionar un CRM todo en uno, no una herramienta de gestión de contactos. La gestión de datos es vital una vez que comienza a utilizar su nuevo CRM y es fundamental durante el proceso de migración.

Como todas las empresas, probablemente tenga datos esenciales de clientes que desee garantizar y que se migren adecuadamente a su nueva solución. Independientemente de su base de datos actual, un CRM debería permitir la transferencia fluida de estos archivos. La gestión adecuada de los datos durante la migración es fundamental para el éxito de la implementación.

Por otro lado, es posible que necesites exportar datos desde tu CRM en varios escenarios. Es necesario poder exportar archivos a formatos estándar como Excel o .CSV cuando surja la necesidad.

La forma en que su CRM captura, compila e interpreta los datos también es importante. El análisis predictivo debería ser una forma estándar en que su CRM maneja la información. De esta manera, tendrá una vista, informes y proyecciones completas de clientes y prospectos.

5. ¿El proveedor ofrece soporte?

Aunque los CRM modernos son fáciles de navegar, asegúrese de que el proveedor de su elección ofrezca el nivel de soporte que necesita, que está claramente establecido en el contrato. Asegúrese de preguntar también cuánto costaría el soporte adicional.

Además de la implementación, necesitará apoyo periódico cuando necesite ajustes e intervenciones, así que investigue esto a fondo.

6. ¿El CRM cumple con el RGPD?

Si su empresa opera fuera de EE. UU., seleccione un CRM compatible con GDPR. El RGPD exige que las empresas protejan los datos personales. Si su empresa interactúa de alguna forma con ciudadanos de la UE, necesitará un CRM compatible. Entre otras cosas, el RGPD abarca leyes antispam y el requisito de que las empresas ofrezcan darse de baja de los boletines. Por lo tanto, asegúrese de que su CRM esté adecuadamente equipado para satisfacer estas demandas. El RGPD se aplica a las siguientes empresas:

  • Empresas que tengan oficinas y empleados que operen en la UE;
  • Empresas que proporcionan bienes y servicios a los estados miembros;
  • Empresas que recopilan direcciones IP de residentes europeos a través de cookies;
  • Empresas que estén recopilando datos personales de clientes o prospectos en la UE en nombre de sus colaboradores.

Según Delloite , el incumplimiento de esta ley de la UE puede dar lugar a acciones legales y sanciones por incumplimiento equivalentes al 4% de los ingresos de una organización, hasta un máximo de 20 millones de euros.

7. ¿Qué tan segura es la solución que está considerando?

La seguridad de CRM es otro aspecto crucial a recordar al investigar nuevas soluciones. Por ejemplo, los controles de localización de datos son un excelente ejemplo de protocolos de seguridad de datos con los que debería estar equipado su CRM. Si bien muchos proveedores de nube tienen su sede en EE. UU., muchas organizaciones fuera de EE. UU. están presionando por una mayor soberanía digital. Anteriormente mencionamos el RGPD a nivel europeo. Aún así, algunas organizaciones, como las instituciones de salud que pueden estar utilizando herramientas CRM, se enfrentan a regulaciones aún más estrictas que les prohíben transferir datos fuera del país de residencia. Otros protocolos de seguridad que debe incluir tu CRM son los siguientes :

  • Autenticación en dos pasos
  • Gestión de acceso de usuarios con control de acceso basado en roles (RBAC)
  • Prevención de pérdida de datos
  • Cifrado de datos
  • Sistemas de respaldo compatibles
  • Integraciones seguras

Si desea obtener más información sobre cómo puede asegurarse de que está invirtiendo en un CRM todo en uno y no en una herramienta de administración de contactos, consulte nuestro cambio interactivo de HubSpot a SugarCRM .

FUENTE: sugarcrm.com

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